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Privatentnahme buchen – einfach erklärt

Es ist keine Seltenheit, dass Unternehmer Geld aus ihrem privaten Vermögen in die Firma einbringen oder Kapital aus der Unternehmenskasse entnehmen.

Man spricht in diesem Fall von einer Privateinlage bzw. einer Privatentnahme.

Für Finanzbuchalter, Existenzgründer und Selbstständige stellt sich nun die Frage, wie eine Privateinlage oder Privatentnahme zu buchen ist.

Privatentnahme buchen – Unterscheidung zwischen Bargeld und Sachgüter

Bei Privatentnahmen ist grundsätzlich zu unterscheiden, ob es bei der Entnahme um Geld oder Sachgüter handelt.

Darüber hinaus müssen aus Übersichtsgründen Privatentnahmen (bzw. -einlagen) auf ein gesondertes Unterkonto des Eigenkapitals (Privatkonto) gebucht werden.

Der Grund: Es ändert sich zwar das Eigenkapital, nicht aber der Gewinn oder Verlust des Unternehmens (§ 4 Abs.1 S.1 Einkommensteuergesetz).

Ein Privatkonto gibt es allerdings nur bei Einzelunternehmen und bei Personengesellschaften (OHG, KG usw.), nicht jedoch bei Kapitalgesellschaften.

Bei Personengesellschaften darf auch nur der Eigentümer der Gesellschaft derartige Entnahmen durchführen, da dieser gleichzeitig auch Vollhafter ist.

Aufgaben des Privatkontos

Das Privatkonto erfüllt letztendlich die Aufgabe, alle privaten Einnahmen und Ausgaben jedes einzelnen Gesellschafters festzuhalten, wodurch in der Praxis oft mehrere Privatkonten geführt werden.

Zu beachten ist, dass das Privatkonto in der Regel keinen Anfangsbestand aufweist und am Jahresende über das Konto Eigenkapital abgeschlossen wird.

Das Privatkonto verhält sich dabei wie jedes andere Passivkonto: Auf der Sollseite wird die Privatentnahme gebucht, die Privateinlagen auf der Habenseite.

Privatentnahme – Beispiele und Geschäftsvorfälle

Typische Geschäftsvorfälle für eine Privatentnahme sind zum Beispiel, wenn ein Unternehmer Bargeld aus der Geschäftskasse entnimmt, um eine private Rechnung zu begleichen. Auch wenn der Unternehmer Waren selbst verwendet, handelt es sich um eine Privatentnahme.

Beispiel: Ein Fliesenlegermeister, der gleichzeitig das Geschäft führt, entnimmt Fliesen für den Eigenverbrauch.

Auch die Entnahme von selbst produzierten Erzeugnissen ist als Privatentnahme zu buchen. Beispiel: Ein Glaser entnimmt selbst hergestellte Fenster für den Umbau in seinem Privathaus.

Auch die Nutzung von Dienstleistungen und Services ist als Privatentnahme zu werten. Beispiel: Ein Gebäudereinigungsunternehmer setzt eine angestellte Raumpflegerin im Privathaus ein. Gleiches gilt für die Nutzung eines Firmenfahrzeugs für private Fahrten.

Privatentnahme buchen – so lautet die korrekte Buchung

Nun stellt sich die Frage, wie diese Privatentnahmen zu buchen sind. Beim Unternehmer, der 5.000 € aus der Geschäftskasse entnimmt, lautet der Buchungssatz:

Privatkonto:  5.000 € an Bank: 5.000 €

Beim Fliesenlegermeister, der Fliesen im Wert von 2.000 € aus dem Unternehmen herausnimmt, ergibt sich nachfolgender Buchungssatz.

Dabei ist zu beachten, dass bei einer Warenentnahme Umsatzsteuer anfällt und gegen das Konto Entnahme von Gegenständen und sonstige Leistungen (EvGusL) gebucht wird.

Privatkonto: 2.000 € an EvGusL: 1.680,67 €

Die Umsatzsteuer beträgt 319,33 €.

Privatentnahmen – was zu beachten ist

Bei Privatentnahmen ist zu beachten, dass die Entnahmen in einem Jahr nicht den Gewinn überschreiten sollten, sonst wird das Eigenkapital aufgezehrt und dem Unternehmen droht eine Überschuldung.

Zu beachten ist außerdem, dass eine Bargeldentnahme nicht umsatzsteuerpflichtig ist, eine Warenentnahme dagegen schon.

Die Warenentnahme ist im Gegensatz zur Bargeldentnahme nicht erfolgsneutral und schmälert den Wareneinsatz auf Jahressicht.

9. Dezember 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Alexander Mittermeier. Über den Autor

Als Gründungsmitglied einer der größten Finanz-Communitys in Deutschland schreibt Alexander Mittermeier heute nicht nur über Aktien und Hightech-Unternehmen, sondern auch über Geld- und Wirtschaftsthemen. Im Mittelpunkt stehen dabei Hintergrundberichte und Bewertung wirtschaftlicher Themen unter Berücksichtigung technologischer Gesichtspunkte für eine der größten Banken Deutschlands