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Die Verpflegungspauschale in Steuererklärung geltend machen

Der Verpflegungsmehraufwand sind zusätzliche Kosten, die für Arbeitnehmer entstehen, wenn sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der regulären Arbeitsstätte aufhalten müssen. Für diese Kosten gibt es Pauschalbeträge, die dem Arbeitnehmer zurückerstattet werden, sobald er sie in seiner Steuererklärung geltend macht.

Allerdings wissen die wenigsten Leute, dass die Verpflegungspauschale steuerlich abgesetzt werden kann. Für Arbeitnehmer kann es sich aber besonders lohnen, die Steuererklärung auch hinsichtlich des Verpflegungsmehraufwands auszufüllen und sich beispielsweise die zusätzlichen Kosten einer Dienstreise erstatten zu lassen.

Wichtige Informationen über den Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand wird auch oft Auslöse, Tagegeld oder Spesen genannt. Er fällt immer dann an, wenn ein Arbeitnehmer außerhalb seines Arbeitsplatzes beruflich tätig werden muss. Das ist zum Beispiel bei Dienstreisen im In- und Ausland der Fall. Die entstandenen Kosten zur Verpflegung müssen einen beruflichen Hintergrund haben, damit sie als Verpflegungsmehraufwand gelten.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann der beruflich bedingte Mehraufwand steuerrechtlich abgesetzt werden. Arbeitnehmer haben generell keinen gesetzlichen Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand. Die meisten Arbeitgeber vergüten allerdings die Verpflegungspauschale. Sollte der Arbeitgeber den Verpflegungsaufwand nicht zahlen, kann der Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten geltend machen und somit seine Einkommenssteuer mindern.

Die Verpflegungspauschale richtig nutzen

Weil die Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands in jedem Einzelfall zu aufwendig wäre, gibt es im deutschen Steuerrecht eine Pauschalregelung. Arbeitnehmer können demnach nicht den Betrag steuerlich geltend machen, den sie tatsächlich ausgegeben haben, sondern nur einen Pauschalbetrag.

Die Pauschale, die für den Verpflegungsaufwand eines Arbeitnehmers gezahlt wird, gilt vor allem für Geschäftsreisen, bei doppelter Haushaltsführung, bei wechselnden Arbeitseinsätzen und einer Fahrtätigkeit. Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt von der Dauer des Aufenthalts ab und ist grundsätzlich in drei Klassen unterteilt.

Ist ein Arbeitnehmer weniger als 8 Stunden von seiner regulären Arbeitsstätte entfernt, können keinen Verpflegungskosten abgesetzt werden. Bei einem Aufenthalt von 8 Stunden kann man einen Pauschbetrag von 6 € geltend machen. Bei einer Dauer von mindestens 14 Stunden wird eine Pauschale von 12 € gezahlt.

Ist ein Arbeitnehmer 24 oder mehr Stunden von seinem ursprünglichen Arbeitsplatz entfernt, so erhält er einen pauschalen Rückerstattungs-Betrag von 24 €. Bei Auslandsaufenthalten kommen besondere Verpflegungspauschalen zum Einsatz, die sich von Land zu Land unterscheiden. Gehen die Erstattungen über die gesetzlichen Pauschalen hinaus, werden diese zu 25% versteuert.

Verpflegungspauschale: Steuererklärung richtig ausfüllen

Der Verpflegungsaufwand muss in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben werden. Die Verpflegungspauschale fällt in den Bereich der Spesenabrechnung. Allerdings können nur die Kosten geltend gemacht werden, bei denen es sich um richtige Spesen handelt.

Gelder, die man gewöhnlich für die Verpflegung während der Mittagspause ausgibt, können beispielsweise nicht abgesetzt werden. Auch Selbstständige können die Verpflegungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen. Hier werden die Kosten allerdings nicht als Werbungskosten, sondern als Betriebsausgaben versteuert.

9. April 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: David Gerginov. Über den Autor

David Gerginov wuchs in einem internationalen Umfeld auf und entdeckte schon früh sein Interesse am Thema Finanzen. Er publizierte unter anderem zum Thema Schuldenbremse und beschäftigt sich heute mit allen Fragen rund um Wirtschaft, Politik und Finanzen.