Tipps für die Betriebsprüfung: Das sollten Sie als Freiberufler wissen

Als Unternehmer und Freiberufler ist eine lückenlose, akkurate Buchführung das A und O, wenn es um die Überprüfbarkeit durch höhere Instanzen geht.

Die Außenprüfung durch das Finanzamt stellt in der Regel ein Ärgernis für dar, da sie Zeit verschlingt und im schlimmsten Falle ungünstig für den Geprüften ausfällt – also beispielsweise Steuernachzahlungen fällig werden.

In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, im ersten Schritt die verschiedenen Prüfungsarten ins Auge zu fassen.

Die Prüfung selbst kann tatsächlich jeden treffen, ob Freiberufler, Unternehmen oder Selbstständige. Je größer der Betrieb ist, desto regelmäßiger begutachtet das Finanzamt die Beträge in aller Regel, andere Faktoren können allerdings auch eine Rolle spielen.

War die letzte Steuererklärung beispielsweise nicht plausibel oder eine frühere ergab gewaltige Steuernachzahlungen, wird derjenige im Anschluss wahrscheinlich häufiger von Finanzbeamten besucht. Auch stark schwankende Gewinne oder Auslandsgeschäfte können zum Anlass genommen werden, eine Prüfung anzusetzen.

Es hängt aber primär von der Sorgfältigkeit der Buchführung ab, ob das Finanzamt die jeweilige Person oder den Betrieb genauer unter die Lupe nimmt.

Mit entsprechender Vorbereitung kann einer Betriebsprüfung allerdings gelassen entgegengesehen werden.

Sie konzentriert sich auf mehrere Steuerarten:

• Umsatzsteuer
• Einkommenssteuer
• Gewerbesteuer

Der Ablauf der Prüfung lässt sich in folgende Phasen unterteilen:

Phase 1: Anmeldung des Prüfers

Eine Prüfung beginnt grundsätzlich damit, dass sich der Prüfer anmeldet. Unangemeldete Prüfungen sind nur gerechtfertigt, wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung vorliegt. Unter normalen Umständen meldet sich das Finanzamt allerdings telefonisch, um zeitnah einen Prüfungstermin zu vereinbaren.

Bis zum Beginn sollten etwaige Unterlagen auf Vordermann gebracht und der Steuerberater rechtzeitig informiert werden. Er sollte als Hauptansprechperson des Prüfers fungieren.

Im Optimalfall wird festgelegt, dass niemand, der in etwaige Betriebsabläufe involviert ist, Auskünfte erteilen darf, außer dem Steuerberater, und gerade fachliche Fragen nur von diesem zu beantworten sind.

Phase 2: Die Betriebsprüfung

Während der Prüfung selbst sollten belanglose Plaudereien unterlassen werden, da der Finanzbeamte alles, was ihm zu Gunsten oder viel eher zu Ungunsten des Geprüften zu Ohren kommt, verwendet.

Auch wenn derjenige beispielweise nur ein unverfängliches Privatgespräch mit dem Prüfer führt, sollte er seine Worte und Aussagen überdenken. Fragen zu Urlaub, Familie oder Hobbys können nämlich bereits Teil der Prüfung sein, falls der Beamte sich im Voraus bemühtInformationen über private Ausgaben zu entlocken.

Schon beim Einführungsgespräch sollte daher der Finanzberater vor Ort sein, da er das Gespräch auf entspannter aber fachlicher Ebene führen kann und sich der Fallstricke besser bewusst ist.

Im Verlauf der Betriebsprüfung gilt es, die angeforderten Unterlagen zügig vorzulegen.

Diese werden unterteilt in:

• Umsatzsteuernachschau: Import-/Exportbelege, USt-ID-Nummern der Geschäftspartner, Voranmeldungen, Buchungen
• Kassennachschau: Datenexport der Kassendaten, Steuerschlüssel, Programmierprotokolle, Verfahrensdokumentation, Datenbeschreibungen

Falls die Prüfung in einem Büro durchgeführt wird, sollten weiterhin keine Dokumente, Notizen o. Ä. herumliegen, welche der Prüfer nicht benötigt.

Die Prüfung kann der Beamte entweder vor Ort, beim Finanzamt oder beim Steuerberater durchführen.

Es versteht sich weiterhin, dass ihm Respekt entgegengebracht und er nicht als Feind betrachtet wird. Selbst wenn jemand innerlich einen Groll gegen das Finanzamt hegt, sollte er dem Beamten nicht herablassend behandeln oder ihm unnötig die Arbeit erschweren. Gewinnt der Prüfer nämlich den Eindruck, dass sein Gegenüber etwas zu verbergen sucht, wird er beharrlicher nachfragen und penibler überprüfen.

Phase 3: Schlussbesprechung

Ist die Prüfung beendet, schließt sich eine Schlussbesprechung an. Alle Feststellungen des Finanzbeamten können während dieser eingesehen und diskutiert werden. Hier kann der Steuerberater bereits einige Feststellungen bestreiten oder direkt widerlegen.

Auch der Vorgesetzte des Prüfers ist anwesend. Das wiederum kann der Geprüfte für sich nutzen, denn da dieser in aller Regel keine Zeit mehr hat Stellungnahmen zu schreiben und sich mit den Argumenten des Steuerberaters auseinanderzusetzen, ist er offen für Kompromisse ohne Einspruch. Bei der Schlussbesprechung kann der Geprüfte also beispielsweise damit drohen, gegen sämtliche strittige Feststellungen des Prüfers mit einem Einspruch vorzugehen.

Die Wahrscheinlichkeit ist recht hoch, dass der Vorgesetzte im Nachhinein einlenkt, um sich zusätzliche Arbeit zu ersparen.

Sollte eine höhere Nachzahlung anstehen, können Freiberufler außerdem eine Einwendungsfrist in Anspruch nehmen, innerhalb derer sie eine Stellungnahme an das Finanzamt verfassen können.

Fazit: Betriebsprüfung gut vorbereiten

Wie beschrieben verlangt die Betriebsprüfung also eine sehr genaue Planung und Vorbereitung, wenn sie reibungslos verlaufen soll. Investiert jemand aber die nötige Zeit und betrachtet dies nicht als reine Verschwendung von Stunden und Ressourcen, muss er sich vor den Ergebnissen auch nicht fürchten.