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Das sind die wichtigsten Belege für die Umsatzsteuererklärung

Durch eine sorgsame Sammlung und Aufbewahrung von relevanten Belegen und Unterlagen verhindern Privatpersonen und Unternehmer viel Stress, den eine Steuererklärung mit sich bringt. Ordnung ist das halbe Leben und im steuerlichen Sinne trifft dies voll und ganz zu. Besonders für umsatzsteuerpflichtige Personen gilt besondere Sorgfaltspflicht.

Auch die Erstellung von eigenen Rechnungen unterliegt einer bestimmten Formvorschrift und sollte penibel eingehalten werden. Schließlich ist es für den Geschäftspartner ebenfalls von Vorteil, wenn die Dokumente ordnungsgemäß ausgestellt sind und den Geschäftsablauf nicht behindern.

Zu den wichtigsten Buchungsbelegen gehören unter anderem Auftragsbestätigungen, Gehaltslisten, Rechnungen, Lieferscheine, Buchungsanweisungen, Quittungen und Kontoauszüge. Da nicht für jeden Unternehmer sämtliche Dokumente in Frage kommen, beziehen sich die fortlaufenden Erklärungen auf Rechnungen.

Kleinbetrags- und größere Rechnungen

Nur wenn eine Rechnung alle vorgeschriebenen Punkte bedingungslos erfüllt, kann der  Vorsteuerabzug angewendet werden. Denn nur eine vollständige Rechnung mit allen erforderlichen Bestandteilen berechtigt den Rechungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Daher sollte der Unternehmer darauf achten, dass seine gestellten Rechnungen stets vollständig sind.

Wird dem nicht nachgekommen, so folgen unter Umständen Stornierungen, Gutschriften oder Neuerstellung der Rechnungen. Diese Umstände kann man sich sparen. Abgesehen davon ist es für Finanzbeamten wesentlich effizienter, sich durch eine gut sortierte Belegsammlung zu arbeiten – die Steuererklärung wird schneller fertiggestellt werden können.

Formvorschriften und zwingende Bestandteile einer Rechnung

Die nachfolgenden Punkte müssen auf einer sogenannten Kleinbetragsrechnung bis 150 € vorhanden sein:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Die Menge und die Art der erbrachten Leistung, Produktbeschreibungen etc.
  • Der Rechnungsbetrag (vorzugsweise brutto & netto) sowie der zugrunde liegende Steuersatz

Bei Rechnungsbeträgen über 150 € müssen zusätzlich folgende Punkte auf der Rechnung aufgeführt werden:

  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID.
  • Situationsbedingt der Liefer- oder Leistungszeitraum falls abweichend vom Rechnungsdatum
  • Der Steuersatz sowie der Steuerbetrag (zum Beispiel 19% MwSt.= 123 €)
  • Entgelte nach Steuersatz und Steuerbefreiung aufgeschlüsselt

Belege unbedingt aufbewahren

Bei der Einreichung der Steuerunterlagen ist besonders darauf zu achten, die Rechnungen und Belege vollständig und lückenlos beizulegen, sofern sie gefordert sind. Wenn aufgrund der Umsatzsteuervoranmeldung kaum Beanstandung bei der Jahresumsatzsteuererklärung auftreten, werden allerdings selten Belege angefordert.

Kommt es jedoch zu größeren Rück- oder Nachzahlungen, so sollten die Dokumente unmittelbar nachgereicht werden können. Die Belege sind bei Unternehmen im Regelfall bis zu 10 Jahren aufzubewahren.

Trotz Zustellung eines bestandskräftigen Steuerbescheids kann das Finanzamt immer noch nachträglich Unterlagen anfordern. Auch zum Nachweis eigener Geschäftsvorgänge ist ein gut sortiertes Archiv oder Buchhaltungssystem unerlässlich.

6. November 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Christian Klein. Über den Autor

Christian Klein hat durch eine Ausbildung in der Finanzbranche und ein anschließendes Studium mit Schwerpunkt BWL weitreichende Erfahrungen im Wertpapierhandel sammeln können. Aus persönlichem Interesse setzt er sich weiterhin mit Finanzpolitischen Themen sowie detaillierten Analysen auseinander. Als privater Anleger mit mehr als zehn Jahren Erfahrung befasst er sich mit technischer Analyse und deren Zusammenhang im täglichen Marktgeschehen.