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Prokura-Muster: Wie eine Eintragung ins Handelsregister funktioniert

Ein Prokurist besitzt weitreichende Vollmachten, um zahlreiche Entscheidungen in einem Unternehmen treffen zu können. Allerdings sind bestimmte Rechte vom Gesetzgeber beschränkt, unabhängig vom Prokura-Muster. Zusätzlich ist ein Prokurist dazu verpflichtet, bei einer Vertragsunterschrift erkenntlich zu machen, dass er die Prokura für das Unternehmen besitzt.

Vertragspartner können sich auf den gesetzlichen Umfang einer Prokura verlassen. Dafür muss der Prokurist im Handelsregister eingetragen werden. Zusätzlich wird die Eintragung in den Bekanntmachungsblättern (oder Zeitungen – je nach Bundesgebiet) der Gesellschaft veröffentlicht.

Die Prokura kann nur der Inhaber eines Unternehmens oder deren gesetzlicher Vertreter eintragen. Je nach Rechtsform des Unternehmens gehören zu den gesetzlichen Vertretern die Gesellschafter einer Firma.  Wie ein Prokura-Muster aussehen kann, schauen wir uns nachfolgend an.

So wird man Prokurist

Prokuristen können nur natürliche Personen sein. Es dürfen aber weder Mitglieder des Verwaltungsrats einer AG noch Geschäftsführer einer GmbH noch Aufsichtsratsmitglieder zu Prokuristen des Unternehmens werden. Eine Prokura muss zwingend ausgesprochen werden, allerdings ist dafür nicht unbedingt eine schriftliche Form notwendig. Prokura-Haftung: Worauf man als Prokurist gefasst sein muss

Die Anmeldung und Eintragung ins Handelsregister ist nicht zwingend vorgesehen. Das bedeutet, auch ein Prokurist, dessen Eintragung noch nicht vorgenommen wurde, kann trotzdem bereits als Prokurist für das Unternehmen handeln und Verträge unterschreiben.

Anstellungsvertrag für Prokuristen

In Prokura-Musterverträgen findet man einige interessante Details, die in einem Arbeitsvertrag für Prokuristen stehen sollten. Dazu gehören die Rechte und Pflichten sowie die Position des Prokuristen und die Abteilung, in der er tätig ist. Ein Prokurist ist, seiner betriebswirtschaftlichen Funktion entsprechend, grundsätzlich dem Geschäftsführer oder der Generaldirektion unterstellt.

Den Umfang der Prokura nach außen bestimmt grundsätzlich der Gesetzgeber. Dennoch ist es zulässig, die Beschränkungen der Prokura – sofern sie dem Gesetz nicht widersprechen – im Arbeitsvertrag unter dem Punkt „Umfang der Prokura“ aufzulisten.

Im Arbeitsvertrag kann eine Beschränkung der Prokura im Inneren des Unternehmens festgehalten werden. Als Beispiel kann dem Prokuristen untersagt werden, Mitarbeiter einzustellen oder Personal zu entlassen. Einschränkungen der Einzelprokura haben jedoch nur eine Wirkung im Unternehmen selbst und niemals gegenüber Dritten.

Will man eine Einzelprokura einschränken, so gäbe es nur zwei Varianten: entweder durch eine Gesamtprokura (d.h. mindestens zwei Prokuristen sind jeweils gemeinsam zeichnungsberechtigt) oder indem keine Prokura ausgestellt wird, sondern lediglich eine einfache Handlungsvollmacht. Eine Gesamtprokura muss natürlich ebenfalls mit dem entsprechenden Hinweis im Handelsregister eingetragen sein.

Wird ein Angestellter zum Prokuristen seines Unternehmens befördert, ist ein neuer Arbeitsvertrag nicht zwingend erforderlich. Allerdings geht mit einer Prokura meistens eine Beförderung zum leitenden Angestellten einher. Die Ausgestaltung eines neuen Arbeitsvertrages wäre insofern auch dann sinnvoll, wenn im Inneren die Prokura nicht eingeschränkt wird.

Bei Einschränkungen der Prokura im Inneren des Unternehmens muss ohnehin ein Vertrag aufgesetzt werden. Werden diese Einschränkungen nicht schriftlich festgehalten, ist davon auszugehen, dass sie nicht existieren.

Prokura-Muster

Für die Anmeldung beim Handelsregisteramt geben die örtlichen Industrie- und Handelskammern Prokura-Muster heraus. Prokura-Muster finden sich aber auch bei Notaren und in Mustervertragssammlungen im Internet. Prokura erteilen: Wie es geht und was beachtet werden sollte

Ein Blick auf die Prokura-Muster zeigt, dass der Text für die Anmeldung recht formlos ist. Es reicht in der Regel, folgende Punkte zu nennen:

  • den Namen des Amtes und den Ort, wo die Anmeldung zu erfolgen hat
  • die Firmenbuchnummer im Handelsregister
  • eine Erklärung über die Prokura

Diese Erklärung kann folgenden Text umfassen:

„Wir, die einzigen Vertreter (oder Inhaber) der Firma [Name] mit Geschäftsräumen in der [Ort] Straße und der Firmenbuchnummer [Nummer], melden zur Eintragung im Handelsregister an:

Wir haben Frau/Herrn [Name], geboren am [Datum], für die Führung der Geschäfte der Firma [Name] eine Einzelprokura erteilt.“

Das reicht bereits als Prokura-Muster, um den Prokuristen im Handelsregister einzutragen.

1. Oktober 2013

© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehalten
Von: Michael Berkholz. Über den Autor

Michael Berkholz entdeckte vor einigen Jahren seine Leidenschaft fürs Trading und gibt sein Wissen heute mit großer Leidenschaft an seine Leser weiter.